休職の診断書を会社に提出する方法｜提出先・メール例・提出後の流れを産業医が解説

診断書提出後の療養・復職準備をオンラインで相談する

復職の判断や勤務上の措置は、勤務先が行います。

「休職の診断書をもらったけれど、誰に提出すればよいのかわからない」

「上司に病名や詳しい症状まで説明しなければいけないのだろうか」

「提出したら、その日からすぐ休めるのだろうか」

診断書を受け取った後も、会社への伝え方や手続きに不安を感じる方は少なくありません。

この記事では、休職の診断書を会社へ提出するときの一般的な流れと、提出後に人事・産業医との間で行われることを、心療内科医・産業医の立場から整理します。

会社によって休職制度、提出先、必要書類は異なります。まずは就業規則や人事・総務からの案内を確認してください。

診断書をまだ受け取っていない方は、先に「休職の診断書のもらい方」をご覧ください。

この記事でわかること

• 休職の診断書を誰に提出するか

• 提出前に確認しておきたいこと

• 上司・人事へ送るメールの例

• 提出後に行われる会社や産業医との手続き

• 診断名や症状をどこまで伝えるか

休職の診断書は誰に提出する？

提出先は会社によって異なりますが、一般的には次のいずれかです。

• 人事・労務担当者

• 総務担当者

• 直属の上司

• 産業保健スタッフ

上司へ最初に体調不良を伝えた場合でも、診断書の原本は人事・総務へ提出するよう案内されることがあります。

迷った場合は、診断書の内容を詳しく説明する前に、次のように提出先だけを確認すれば十分です。

体調不良のため医療機関を受診し、休養が必要との診断書を受け取りました。提出先と今後の手続きについて教えていただけますでしょうか。

診断書を提出する前に確認したいこと

1. 就業規則と休職制度

休職できる期間、提出期限、休職中の連絡方法、給与や社会保険料の扱いなどは会社ごとに異なります。

診断書に記載された療養期間だけで休職期間が自動的に決まるわけではなく、会社が就業規則や本人の状況を踏まえて手続きを進めるのが一般的です。

2. 原本が必要か

最初はPDFや写真での提出を認め、後日原本の郵送を求める会社もあります。メールへ添付する前に、原本が必要か、提出方法に指定があるかを確認しましょう。

3. 診断書の控えを残す

提出前にコピーや写真を残しておくと、療養期間や次回受診の時期を確認しやすくなります。

4. 診断書の期間

診断書に記載される療養期間は、診察時の症状や仕事への影響などを踏まえて医師が判断します。

期間の考え方や更新については「休職の診断書の期間は1か月？3か月？」で解説しています。

会社へのメール例

体調が悪く、電話や対面での説明が難しい場合は、まずメールで連絡しても構いません。

上司へ提出先を確認する場合

件名：診断書の提出と今後の手続きについて

お疲れさまです。体調不良が続いていたため医療機関を受診し、一定期間の休養が必要との診断を受けました。診断書を受け取っていますので、提出先と今後の手続きについてご案内いただけますでしょうか。

体調のため、すぐに電話へ出られない場合があります。必要事項はメールでも確認いたします。よろしくお願いいたします。

人事・総務へ提出する場合

件名：休職に関する診断書提出のご連絡

お世話になっております。医療機関を受診し、休養が必要との診断書を受け取りました。診断書を提出いたしますので、休職手続き、必要書類、今後の連絡方法についてご案内をお願いいたします。

詳しい症状や職場で起きたことを、最初のメールですべて説明する必要はありません。健康情報の共有範囲に不安がある場合は、人事や産業医へ確認しましょう。

診断書を提出した後に起こること

1. 人事・総務が診断書を確認する

人事・総務は、診断書の内容と就業規則を確認し、休職手続きや勤怠の扱いを案内します。

会社所定の休職申請書、同意書、連絡先届など、診断書以外の書類が必要になる場合もあります。

2. 産業医面談を案内されることがある

会社に産業医がいる場合、本人の状態や必要な配慮を確認するために産業医面談が行われることがあります。

主治医は治療と療養の観点から意見を示し、産業医は職場の状況も踏まえて就業上の措置について会社へ意見を述べます。最終的な休職・就業上の取り扱いは、会社が就業規則などに基づいて判断します。

「産業医面談で何を話せばよいかわからない」という方は「産業医面談で何を話せばいい？」も参考にしてください。

3. 休職中の連絡方法を決める

会社から、定期的な状況確認の頻度や連絡先を案内されることがあります。

体調が悪い時期に頻繁な連絡が負担になる場合は、連絡方法や頻度について人事・産業医へ相談しましょう。

4. 給与・傷病手当金などを確認する

休職中の給与の有無は会社の制度によって異なります。給与が支給されない場合などには、加入している健康保険の傷病手当金を申請できる可能性があります。

休職の診断書と傷病手当金支給申請書は別の書類です。詳しくは「傷病手当金のもらい方」をご覧ください。

診断名や症状はどこまで会社に伝わる？

診断書に記載される内容は、文書の目的、会社所定の様式、医師の判断によって異なります。一般的には、病名や症状の概要、休養または就業上の配慮の必要性、期間などが記載されます。

診断書へ記載されたくない事情や、会社への情報共有に不安がある場合は、発行前に主治医へ相談してください。ただし、希望した内容がそのまま記載されるとは限らず、医学的な判断に基づいて作成されます。

会社が主治医へ追加情報を求める場合も、本人の同意を確認した上で情報連携が行われるのが基本です。

会社が診断書を受け取ってくれない場合

提出方法や書式に不足がある、指定医や産業医の面談が必要、休職制度の対象条件を満たしているか確認中など、さまざまな可能性があります。

まずは次の点を確認してください。

• 就業規則上の休職条件

• 会社指定の診断書様式の有無

• 追加で必要な書類

• 産業医面談や指定医受診の必要性

• 人事・総務の正式な窓口

対応に迷う場合は、主治医、産業医、人事・労務担当者などへ状況を整理して相談しましょう。個別の労働問題について法的な判断が必要な場合は、労働局の相談窓口や法律の専門家へ確認する方法もあります。

よくある質問

Q. 診断書を提出した日から休めますか？

会社の就業規則や手続きによって異なります。診断書を受け取ったら、無断で欠勤を続けるのではなく、提出先と勤怠の扱いを会社へ確認してください。

Q. 上司に病名を詳しく説明する必要がありますか？

上司へ詳細な病歴をすべて説明する必要があるとは限りません。どの情報を誰と共有するかは、人事・産業医へ確認するとよいでしょう。

Q. メールや郵送でも提出できますか？

会社が認めていれば可能です。PDFや写真を先に送り、後から原本を郵送する場合もあります。提出方法を確認してください。

Q. 診断書をもらったものの、提出するか迷っています。

診断書を提出しない場合の勤怠上の扱いや、症状が悪化する可能性も含めて検討する必要があります。自己判断だけで抱え込まず、主治医や人事・産業医へ相談してください。

まとめ

• 診断書の提出先と方法は会社によって異なります

• まず就業規則と人事・総務からの案内を確認します

• 提出後は、休職手続きや産業医面談が行われることがあります

• 診断書と傷病手当金の申請書は別の書類です

• 健康情報の共有範囲に不安がある場合は、主治医・人事・産業医へ相談しましょう

Stay Fit Clinicで相談できること

Stay Fit Clinicでは、仕事によるメンタル不調、休職の必要性、会社への伝え方、休職中の療養、復職に向けた準備について、心療内科医・産業医の視点から診療しています。

診断書は、診察の結果、医師が医学的に必要と判断した場合に発行されます。受診すれば必ず発行されるものではありません。

「診断書を会社へどう提出すればよいかわからない」「休職と勤務配慮のどちらがよいか迷っている」という方は、まず現在の状態をご相談ください。

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Stay Fit Clinic 院長　薮野淳也

心療内科医・産業医・社会医学系専門医

著書『産業医が教える 会社の休み方』（中公新書ラクレ、2024年）

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参考情報

• 厚生労働省「心の健康問題により休業した労働者の職場復帰支援」

• 厚生労働省「治療と仕事の両立について」